Ako sa pripraviť na pohovor s administratívnym asistentom

Obsah:

Ako sa pripraviť na pohovor s administratívnym asistentom
Ako sa pripraviť na pohovor s administratívnym asistentom

Video: Ako sa pripraviť na pohovor s administratívnym asistentom

Video: Ako sa pripraviť na pohovor s administratívnym asistentom
Video: Jak udělat ženu rukou 2024, Marec
Anonim

Ak robíte pohovor ako asistent administratívy, existujú určité metódy prípravy, ktoré môžete dodržať, aby ste v rozhovore s personálnym oddelením urobili maximum a zaistili najlepšie šance na získanie zamestnania. Neexistuje „správny“spôsob, ako sa pripraviť na pohovor; existujú stratégie, ktoré môžete použiť na zlepšenie svojich „schopností opýtaného“. Podľa týchto pokynov sa pripravte na pohovor s administratívnym asistentom.

kroky

Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 1
Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 1

Krok 1. Oboznámte sa so všeobecnými funkciami administratívneho asistenta

Budete plánovať a zaznamenávať schôdzky, starať sa o fyzické a virtuálne informačné systémy, organizovať záznamy, spravovať databázy na zostavovanie čísel a vytvárať správy, prevádzkovať viacriadkový telefónny systém a pripravovať dokumenty, ako sú listy, e-maily a kancelárske poznámky.

Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 2
Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 2

Krok 2. Vykonajte prieskum spoločnosti

Pri príprave na pohovory akéhokoľvek druhu by ste pred pohovorom mali vedieť čo najviac o spoločnosti. To ukazuje anketárovi, že ste motivovaní a zaujímate sa o spoločnosť - nielen zúfalo túžite po práci.

Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 3
Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 3

Krok 3. Zoznámte sa s voľným miestom

Každý zamestnávateľ hľadá u zamestnanca inú kombináciu schopností, kvalifikácií a rolí. Dôležitou súčasťou prípravy na pohovory je štúdium špecifík pracovnej príležitosti, o ktorú sa uchádzate. Jeden zamestnávateľ môže napríklad oceňovať presnosť a pravidelnosť nad všetky ostatné vlastnosti, zatiaľ čo iný môže uprednostňovať kreativitu, otvorenú myseľ a flexibilitu.

Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 4
Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 4

Krok 4. Pripravte si popis svojich skúseností, kvalifikácií, silných a slabých stránok

Majte na pamäti konkrétnu prácu a na pohovore vypracujte stručné a stručné vysvetlenia týchto kľúčových bodov.

Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 5
Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 5

Krok 5. Naštudujte si svoj životopis

Musíte byť schopní odpovedať na otázky a rozšíriť informácie vo svojom životopise. Váš životopis musí byť navyše aktuálny a musí odrážať kvalifikáciu administratívneho asistenta.

Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 6
Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 6

Krok 6. Precvičte si svoje schopnosti zadávania údajov

Je bežné, že zamestnávatelia počas pohovoru spravujú testy zadávania údajov o kandidátoch na administratívnych asistentov. To znamená, že by ste si už mali precvičovať písanie (písmená a numerická klávesnica), pričom pamätajte na načasovanie a presnosť.

Pripravte sa na pohovor s asistentom administratívy, krok 7
Pripravte sa na pohovor s asistentom administratívy, krok 7

Krok 7. Sformulujte odpovede na bežné otázky týkajúce sa pohovoru s administratívnym asistentom

Pripravte sa predviesť svoje znalosti v nasledujúcich oblastiach:

  • Mali by ste byť schopní vysvetliť, ako organizujete a vediete denný rozvrh, vrátane toho, aké nástroje používate, ako si nastaviť pripomenutia a ako riešiť konflikty v rozvrhu.
  • Zákaznícky servis je často dôležitou súčasťou práce administratívneho asistenta, pretože možno budete musieť vybavovať telefonáty, slúžiť ako sprostredkovateľ medzi šéfom a inými pracovnými kontaktmi a vítať klientov.
  • Ako administratívny asistent vás môže požiadať, aby ste zaobchádzali s dôvernými informáciami. Buďte pripravení počas pohovoru vysvetliť, ako narábate s citlivými informáciami a aké opatrenia robíte, aby boli v bezpečí.
  • Vykonávanie viacerých vecí naraz je dôležitou súčasťou práce administratívneho asistenta, pripravte si preto príklady, ako zvládate množstvo povinností naraz. Zamerajte sa na časový manažment, organizáciu a delegovanie úloh (ak je k dispozícii).
  • Ako administratívny asistent budete musieť použiť množstvo softvéru a kancelárskeho vybavenia. V rámci prípravy na pohovor si vytvorte kompletný zoznam svojich znalostí v týchto oblastiach.
Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 8
Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 8

Krok 8. Precvičte svoje odpovede

Odpovede si nemusíte pamätať slovo od slova, ale skôr, ako sa vyberiete na pohovor s administratívnym asistentom, by vám mala vyhovovať ich plynulosť.

Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 9
Pripravte sa na pohovor s administratívnym asistentom, krok 9

Krok 9. Získajte vhodný outfit

Takmer každý druh podnikania, v každom type prostredia, vyžaduje služby administratívneho asistenta; preto je dôležité, aby ste sa obliekali spôsobom, ktorý je vhodný pre firmu, s ktorou robíte pohovor. Zavolajte recepčnú a požiadajte o dress code. Vyberte si outfit, ktorý je o stupeň formálnejší, ako je uvedené. Ak je napríklad dress code neformálny, potom by vyšší vzhľad ako typické košeľové a khaki šaty dodali vzhľadu.

Tipy

  • Akonáhle sa pri príprave cítite sebavedomo, požiadajte priateľa, aby vystupoval ako anketár, aby simuloval pohovor a otestoval vašu prípravu. Ak nemôžete od niekoho dostať pomoc, zacvičte si pred zrkadlom.
  • Dajte si záležať na tom, aby ste sa začali pripravovať na pohovory v dostatočnom predstihu pred plánovanými dňami, aby ste boli pripravení vydať zo seba maximum, keď príde čas.
  • Pošlite poďakovanie každému anketárovi do 48 hodín od pohovoru. Využite to ako príležitosť na vyjadrenie svojho záujmu o danú pozíciu a na pripomenutie anketárovi niektorých z vašich najlepších kvalifikácií. Môžete to urobiť tak, že napíšete niečo ako „Ďakujem, že si si našiel čas na rozhovor so mnou. Táto príležitosť ma skutočne zaujíma a som si istý, že moje organizačné schopnosti a skúsenosti s riadením kancelárie by zo mňa urobili skvelého posilnenia vášho tímu. “

Odporúča: